Eine Fachmesse zu organisieren bedeutet, viele Unternehmen, Standflächen, Zusatzleistungen und Rechnungen sauber im Griff zu behalten, oft mit einem kleinen Team. Diese Seite zeigt, wie Verbände, Wirtschaftsförderungen, Kammern und Veranstalter ihre B2B-Messe mit MesseHub organisieren, von der ersten Einladung bis zur letzten Rechnung.
MesseHub ist eine Online-Software für die Organisation von Messen jeder Größe, ausdrücklich auch für Fachmessen. Sie läuft im Browser, ist in ca. 5 Minuten startklar und braucht weder Installation noch Schulung.
Eine Fachmesse richtet sich an Fachpublikum aus einer Branche. Die Aussteller sind Unternehmen, die neue Kunden, Partner oder Mitarbeitende suchen. Daraus ergeben sich Anforderungen, die bei einer Publikumsmesse weniger wichtig sind:
MesseHub richtet sich an alle, die eine Fachmesse ausrichten, aber kein schwergewichtiges System einer Messegesellschaft brauchen:
Gerade hier gilt: Die Veranstaltung ist anspruchsvoll, das Team aber schlank. Niemand möchte ein monatelanges Einführungsprojekt, nur um die nächste Messe zu organisieren.
Alle teilnehmenden Unternehmen stehen in einer zentralen Ausstellerliste. Pro Aussteller sehen Sie den Status auf einen Blick:
Mit Tags ordnen Sie Unternehmen Themenbereichen, Hallen oder Mitgliedsstatus zu. Notizen halten Absprachen fest. Das Adressbuch bleibt über alle Jahre bestehen. Bei der nächsten Fachmesse laden Sie die Aussteller des Vorjahres mit wenigen Klicks wieder ein. Mehr dazu auf der Seite Ausstellerverwaltung-Software.
Bestehende Kontakte importieren Sie per CSV, etwa aus einer Mitgliederliste. Die Einladung verschicken Sie per E-Mail direkt aus MesseHub. Wer lieber klassisch per Post einlädt, nutzt die Papiereinladung, die genau ins Brieffenster passt. Für Erinnerungen und Rundschreiben gibt es Serienmails mit Platzhaltern. So spricht jede Nachricht die richtige Person mit dem richtigen Firmennamen an.
Die Unternehmen melden sich über eine eigene Anmeldeseite Ihrer Fachmesse an. Den Link teilen Sie auf Ihrer Website, im Branchennewsletter oder im Einladungsschreiben. Die Aussteller tragen ihre Daten selbst ein, ohne Registrierung und ohne eigenes Konto. Sie wählen Standgröße und Ausstattung direkt im Formular. Die Anmeldungen landen vollständig und strukturiert in Ihrer Liste. Details beschreibt die Seite Aussteller-Anmeldung online.
Im digitalen Hallenplan ordnen Sie die Aussteller per Drag & Drop den Standflächen zu. Belegte, freie und reservierte Flächen sind farbig markiert. Standgröße und Preis sind direkt am Stand hinterlegt. So vermeiden Sie doppelt vergebene Stände und sehen jederzeit, wie ausgebucht die Messe ist. Reservierungen helfen, wenn ein Stammaussteller seinen Platz vom Vorjahr behalten soll. Den fertigen Plan geben Sie als PDF aus, etwa für Aufbaupläne, Besucherinformationen oder den Hallenaushang. Mehr dazu unter Standplanung-Software.
Bei Fachmessen buchen Aussteller häufig Strom, Tische, Stühle oder weitere Ausstattung dazu. In MesseHub hinterlegen Sie diese Leistungen mit Preis. Aussteller wählen sie bei der Anmeldung aus, oder Sie tragen sie später von Hand ein. Die Leistungen erscheinen automatisch auf der Rechnung und in den Übersichten für den Aufbau.
Für Standgebühren und Zusatzleistungen erzeugt MesseHub Rechnungen automatisch als PDF mit fortlaufender Nummer. Das beschleunigt die Abrechnung erheblich und sorgt für nachvollziehbare Belege. Mit der Rolle Abrechnung kann zum Beispiel die Buchhaltung Ihres Verbands auf Rechnungen zugreifen, ohne die übrige Planung zu verändern.
Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an derselben Messe. Rollen legen fest, wer was sehen und bearbeiten darf. Wenn Sie für mehrere Organisationen arbeiten, etwa als Agentur oder als Geschäftsstelle mehrerer Verbände, wechseln Sie einfach zwischen den Organisationen. Alle Daten bleiben sauber getrennt.
Für Messekatalog, Website oder Programmheft brauchen Sie Ausstellerdaten und Logos. Die Ausstellerliste exportieren Sie als CSV. Die Logos aller Aussteller laden Sie gesammelt als ZIP-Datei herunter. So muss niemand Logos einzeln aus E-Mails heraussuchen.
Bei Fachmessen entscheiden Unternehmen meist mit Blick auf ihr Marketingbudget, ob sie ausstellen. Diese Punkte helfen, mehr Zusagen zu bekommen:
Viele Fachmessen finden jährlich oder alle zwei Jahre statt. Der Aufwand sinkt deutlich, wenn die Daten der letzten Messe erhalten bleiben. In MesseHub bleiben Aussteller, Kontakte, Tags und Notizen im Adressbuch. Für die nächste Ausgabe legen Sie eine neue Messe an und laden die bekannten Unternehmen mit wenigen Klicks ein. So beginnt jede neue Fachmesse mit dem Wissen der vorherigen.
| Merkmal | Fachmesse | Publikumsmesse |
|---|---|---|
| Besucher | Fachleute einer Branche | Breite Öffentlichkeit |
| Aussteller | Unternehmen, oft Mitglieder eines Verbands | Händler, Betriebe, Vereine |
| Standangebot | Mehrere Größen, Pakete und Zusatzleistungen | Meist wenige einfache Standgrößen |
| Abrechnung | Rechnungen mit allen Pflichtangaben für die Buchhaltung | Oft einfache Standgebühr |
| Gliederung | Themenbereiche und Hallen | Freie Verteilung |
MesseHub deckt beide Formen ab. Für Publikumsmessen in der Region lohnt sich auch der Blick auf die Seite zur Gewerbeschau.
MesseHub verarbeitet alle Daten DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) und die AGB sind integriert. Das ist besonders für Verbände, Kammern und Wirtschaftsförderungen wichtig, die mit Unternehmens- und Kontaktdaten ihrer Mitglieder arbeiten.
MesseHub kostet einen festen Preis je Messe, gestaffelt nach der Zahl der Aussteller. Für eine Fachmesse mit bis zu 100 Ausstellern zahlen Sie 410 € netto, bis 250 Aussteller 840 € netto. Für größere Fachmessen gibt es ein Angebot auf Anfrage. Alle Pakete finden Sie auf der Seite Messemanagement-Software.
Organisieren Sie neben der Fachmesse auch eine Jobmesse, eine Ausbildungsmesse oder eine Gewerbeschau? Auch dafür eignet sich MesseHub. Den kompletten Ablauf mit Zeitplan beschreibt der Ratgeber Messe organisieren.
Welche Software eignet sich, um eine Fachmesse zu organisieren?
MesseHub ist eine Online-Software, mit der Sie eine Fachmesse vollständig organisieren: zentrale Ausstellerliste mit Status, eigene Anmeldeseite ohne Konto-Zwang, digitaler Hallenplan, Rechnungen als PDF und Serienmails. Sie läuft im Browser und ist in ca. 5 Minuten startklar.
Ist MesseHub auch für größere Fachmessen geeignet?
Ja. Die Pakete reichen bis 250 Aussteller je Messe, für größere Fachmessen gibt es ein Angebot auf Anfrage. Mehrere Personen arbeiten mit Rollen gleichzeitig an derselben Messe.
Müssen sich die Aussteller einer Fachmesse registrieren?
Nein. Die Unternehmen melden sich über die Anmeldeseite Ihrer Fachmesse an, ohne Registrierung und ohne eigenes Konto. Die Anmeldungen landen automatisch in Ihrer Ausstellerliste.
Kann ich Strom und Mobiliar mit abrechnen?
Ja. Zusatzleistungen wie Strom und Mobiliar hinterlegen Sie mit Preis. Aussteller buchen sie bei der Anmeldung, oder Sie tragen sie von Hand nach. Sie erscheinen automatisch auf der PDF-Rechnung.
Was kostet MesseHub für eine Fachmesse?
Der Preis richtet sich nach der Zahl der Aussteller je Messe. Bis 100 Aussteller kostet MesseHub 410 € netto, bis 150 Aussteller 615 € netto und bis 250 Aussteller 840 € netto, jeweils zzgl. Umsatzsteuer.
Ist MesseHub DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten werden DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland verarbeitet. AVV und AGB sind integriert.