Eine Messemanagement-Software bündelt alles, was bei der Organisation einer Messe anfällt: Aussteller, Anmeldungen, Standplan, Rechnungen und Kommunikation. Dieser Überblick erklärt, welche Funktionen wirklich zählen, wie Sie Anbieter sachlich vergleichen und wie MesseHub aufgebaut ist. Am Ende finden Sie die Preise und eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Ablaufs.
Eine Messemanagement-Software ist ein Werkzeug für Veranstalter, mit dem sich die gesamte Organisation einer Messe an einem Ort erledigen lässt. Statt Aussteller in mehreren Tabellen zu pflegen, Anmeldungen aus verschiedenen Postfächern zusammenzusuchen und Rechnungen von Hand zu schreiben, laufen diese Aufgaben digital zusammen. Alle Beteiligten im Orga-Team sehen denselben aktuellen Stand. Niemand muss nachfragen, welche Liste gerade die richtige ist.
Der Begriff wird unterschiedlich verwendet. Manche Anbieter meinen damit große Systeme für Messegesellschaften mit eigenen Hallen, Besucherregistrierung und Ticketing. Andere meinen schlanke Werkzeuge für Vereine, Gewerbevereine, Schulen, Kammern und Verbände, die ein bis drei Messen im Jahr ausrichten. MesseHub gehört bewusst zur zweiten Gruppe. Der Schwerpunkt liegt auf den Aufgaben, die jede Messe betreffen: Aussteller gewinnen, Anmeldungen sammeln, Stände zuteilen und abrechnen.
Viele Messen werden bis heute mit Excel, Word und E-Mail organisiert. Das funktioniert, solange eine Person alles im Kopf hat. Sobald mehrere Menschen mitarbeiten oder die Messe wächst, zeigen sich immer dieselben Schwachstellen:
Eine Messemanagement-Software löst diese Probleme nicht durch mehr Funktionen, sondern durch eine einzige gemeinsame Datenbasis. Jede Information wird einmal erfasst und überall verwendet.
Die folgende Tabelle zeigt, wie sich typische Aufgaben mit Tabellen und Postfach im Vergleich zu einer Messemanagement-Software erledigen lassen.
| Aufgabe | Excel und E-Mail | Messemanagement-Software |
|---|---|---|
| Aussteller einladen | Serienbrief in Word, Adressen aus einer Tabelle kopieren | Einladung per E-Mail oder als Papiereinladung direkt aus der Ausstellerliste |
| Anmeldungen sammeln | Formulare per Post oder E-Mail, Angaben von Hand abtippen | Aussteller tragen sich selbst auf einer Anmeldeseite ein, Daten landen direkt in der Liste |
| Überblick über Zusagen | Farbmarkierungen in einer Tabelle, oft veraltet | Status je Aussteller, für das ganze Team aktuell |
| Stände zuteilen | Zeichnung oder PDF, Belegung im Kopf | Digitaler Hallenplan mit belegt, frei und reserviert |
| Rechnungen schreiben | Einzeln aus Vorlage, Nummer von Hand | PDF-Rechnung automatisch mit fortlaufender Nummer |
| Rundmails versenden | BCC-Liste im Mailprogramm, ohne persönliche Anrede | Serienmails mit Platzhaltern wie Name, Stand oder Termin |
| Zusammenarbeit im Team | Dateien per Mail hin und her, mehrere Versionen | Gemeinsamer Zugang mit Rollen, alle sehen denselben Stand |
| Datenschutz | Tabellen auf privaten Rechnern und in Postfächern | Daten an einem Ort, DSGVO-konform, Hosting in Deutschland |
Über die konkrete Ausstattung entscheidet immer der eigene Bedarf. In der Praxis bewähren sich sechs Kernbereiche, die eine gute Messemanagement-Software abdecken sollte.
Herzstück ist eine zentrale Liste aller Aussteller. Jeder Eintrag hat einen klaren Status wie angefragt, angemeldet, bestätigt oder abgelehnt. Dazu kommen Tags und Notizen, etwa für Branche, Halle oder besondere Absprachen. Wichtig ist ein Adressbuch, das über mehrere Messen hinweg bestehen bleibt. So müssen Sie Stammaussteller nicht jedes Jahr neu erfassen. Mehr dazu auf der Seite Ausstellerverwaltung-Software.
Eine öffentliche Anmeldeseite, auf der sich Aussteller selbst eintragen, spart das Abtippen von Formularen. Entscheidend ist, dass die Aussteller dafür kein Konto anlegen müssen. Jede zusätzliche Registrierung kostet Anmeldungen. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt die Seite Aussteller-Anmeldung online.
Ein digitaler Hallenplan zeigt auf einen Blick, welche Flächen belegt, frei oder reserviert sind. Aussteller werden per Drag & Drop platziert. Standgröße und Preis sind direkt am Stand hinterlegt. Den fertigen Plan können Sie als PDF ausgeben, etwa für den Aufbau oder den Aushang. Details finden Sie unter Standplanung-Software.
Rechnungen für Standgebühren, Strom oder Mobiliar sollten automatisch als PDF entstehen, mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben. Für gemeinnützige Veranstalter ist es hilfreich, wenn auch Spendenbelege möglich sind.
Einladungen, Bestätigungen und Rundschreiben gehören in dieselbe Software wie die Ausstellerliste. Serienmails mit Platzhaltern sorgen für eine persönliche Anrede, ohne dass Sie jede Mail einzeln schreiben. Wer klassisch per Post einlädt, braucht eine Papiereinladung, die ins Brieffenster passt.
Mehrere Personen sollten gleichzeitig arbeiten können, am besten mit Rollen. Die Kassenwartin braucht zum Beispiel nur die Abrechnung. Ihre Daten müssen sich jederzeit als CSV exportieren lassen. Und weil Sie personenbezogene Daten verarbeiten, gehören ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) und Hosting in Deutschland dazu.
Diese Kriterien helfen, Angebote sachlich zu vergleichen, unabhängig vom Anbieter:
MesseHub ist für Messen gemacht, bei denen Aussteller Standflächen buchen. Typische Einsätze sind:
Viele Messen in Deutschland werden nicht von Profis organisiert, sondern von Gewerbevereinen, Fördervereinen, Schulen und Ehrenamtlichen. Diese Teams haben andere Anforderungen als eine Messegesellschaft. Die Organisation läuft abends und am Wochenende. Die Besetzung wechselt von Jahr zu Jahr. Und das Budget ist knapp.
Für solche Teams zählt vor allem, dass die Software ohne Schulung verständlich ist und dass das Wissen nicht an einer Person hängt. Wenn die Ausstellerliste, die Einladungen und die Rechnungen des Vorjahres in der Software liegen, kann ein neues Team nahtlos weitermachen. Mit Rollen bekommt jede Person genau die Bereiche, die sie braucht. Die Kassenwartin sieht die Rechnungen, die Standplanerin den Hallenplan.
Für gemeinnützige Veranstalter kann MesseHub zusätzlich Spendenbelege erstellen. Wer mehrere Veranstaltungen für unterschiedliche Vereine betreut, verwaltet diese als getrennte Organisationen und wechselt einfach zwischen ihnen.
Eine Software allein macht die Messe nicht leichter. Wer diese Fehler vermeidet, spart sich Ärger in der ersten Saison:
Eine Software nimmt Ihnen Routinearbeit ab, aber nicht die Entscheidungen. Welche Aussteller zur Messe passen, wie die Nachbarschaften im Hallenplan aussehen und wie Sie Besucher gewinnen, bleibt Aufgabe des Orga-Teams. Auch der persönliche Kontakt zu Stammausstellern ist durch keine Serienmail zu ersetzen. Die Software schafft dafür Zeit, weil Abtippen, Suchen und Nachfragen wegfallen.
Der Wechsel ist einfacher, als viele erwarten. Exportieren Sie Ihre bisherige Ausstellerliste aus Excel als CSV-Datei und importieren Sie diese in das Adressbuch. Legen Sie dann die neue Messe mit Termin, Ort und Standpreisen an. Danach laden Sie die bekannten Aussteller direkt aus dem Adressbuch ein und veröffentlichen den Link zur Anmeldeseite. Ab diesem Moment laufen alle neuen Anmeldungen automatisch in die Liste. Ihre alten Tabellen brauchen Sie nur noch als Archiv.
MesseHub kostet einen festen Preis je Messe, gestaffelt nach der Zahl der Aussteller. Es gibt kein Jahresabo und keine Einrichtungsgebühr. Das sind rund 4 € netto je Aussteller.
| Paket | Aussteller je Messe | Preis je Messe (netto) |
|---|---|---|
| S | bis 20 | 110 € |
| M | bis 50 | 210 € |
| L | bis 100 | 410 € |
| XL | bis 150 | 615 € |
| XXL | bis 250 | 840 € |
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Für Messen mit mehr als 250 Ausstellern erstellen wir Ihnen gern ein Angebot auf Anfrage.
Den kompletten Ablauf einer Messeorganisation vom ersten Konzept bis zum Abbau beschreibt der Ratgeber Messe organisieren mit Zeitplan und Checkliste.
Was ist eine Messemanagement-Software?
Eine Messemanagement-Software bündelt die Organisation einer Messe an einem Ort: Ausstellerverwaltung mit Status, Online-Anmeldung, Standplanung im Hallenplan, Rechnungen und Kommunikation mit den Ausstellern. Sie ersetzt verstreute Tabellen und Postfächer durch eine gemeinsame, stets aktuelle Übersicht.
Worauf sollte ich bei der Auswahl achten?
Wichtig sind eine Anmeldung ohne Konto-Zwang für Aussteller, eine zentrale Ausstellerliste mit Status, ein digitaler Hallenplan, automatische PDF-Rechnungen, CSV-Export, transparente Preise ohne lange Laufzeit sowie DSGVO-Konformität mit Hosting in Deutschland.
Was kostet MesseHub?
MesseHub kostet einen festen Preis je Messe nach Ausstellerzahl: bis 20 Aussteller 110 €, bis 50 Aussteller 210 €, bis 100 Aussteller 410 €, bis 150 Aussteller 615 € und bis 250 Aussteller 840 €, jeweils netto zzgl. Umsatzsteuer. Für größere Messen gibt es ein Angebot auf Anfrage.
Eignet sich MesseHub auch für kleine Messen?
Ja. Das kleinste Paket gilt für Messen mit bis zu 20 Ausstellern. MesseHub ist in ca. 5 Minuten startklar und braucht keine Schulung. Damit passt es auch zu ehrenamtlich organisierten Gewerbeschauen und Vereinsmessen.
Müssen sich Aussteller in MesseHub registrieren?
Nein. Aussteller melden sich über die öffentliche Anmeldeseite Ihrer Messe an, ohne ein Konto anzulegen. Die Anmeldung landet direkt in Ihrer Ausstellerliste.
Kann ich meine bisherigen Ausstellerdaten übernehmen?
Ja. Bestehende Ausstellerlisten importieren Sie per CSV. Die Daten stehen danach im Adressbuch und lassen sich für jede weitere Messe wiederverwenden. Ein Export als CSV ist jederzeit möglich.