Vereinsmessen, Ehrenamtsbörsen und Vereinstage machen das bürgerschaftliche Engagement einer Stadt sichtbar. Die Organisation ruht aber meist auf wenigen ehrenamtlichen Schultern – und versinkt schnell in verstreuten Tabellen und E-Mail-Ketten. MesseHub bringt die teilnehmenden Vereine, Stände und Unterlagen Ihrer Vereinsmesse an einem Ort zusammen.
MesseHub ist eine Online-Software für die Organisation von Messen jeder Größe – ausdrücklich auch für nicht-kommerzielle Veranstaltungen wie Vereinsmessen, Ehrenamtsmessen und „Tag des Ehrenamts".
Vereinsmessen werden in der Regel von Kommunen, Vereinsringen, Bürgerstiftungen oder Freiwilligenagenturen ausgerichtet. Das Orga-Team ist klein, wechselt von Jahr zu Jahr und arbeitet neben dem eigentlichen Job oder Ehrenamt. Eine schwergewichtige Veranstaltungssoftware ist hier fehl am Platz. MesseHub setzt bewusst auf Einfachheit: einrichten, Link teilen, Überblick behalten – ohne Schulung.
Statt Zusagen aus mehreren Postfächern zusammenzusuchen, pflegen Sie alle teilnehmenden Vereine in einer zentralen Liste. Pro Verein sehen Sie den Status auf einen Blick:
So weiß das gesamte Team jederzeit, welche Vereine dabei sind und wo noch nachgefasst werden muss – auch wenn die Federführung im nächsten Jahr an jemand anderen übergeht.
Die Vereine melden sich über eine öffentliche Anmelde-Landingpage an, die Sie per Link teilen – auf der Stadt- oder Vereinsring-Website, im Rundschreiben oder per E-Mail. Die Teilnehmer tragen ihre Daten selbst ein, ohne Registrierung und ohne eigenes Konto. Das ist gerade für kleine Vereine ohne IT-Affinität entscheidend: kein weiteres Login, keine Hürde. Die Anmeldungen landen automatisch in Ihrer zentralen Liste.
Mit dem digitalen Standplan ordnen Sie die Vereine den Standflächen zu – ob in der Stadthalle, im Bürgerhaus oder auf dem Marktplatz. Der Plan bleibt aktuell und verhindert Doppelbelegungen. Häufig ist die Teilnahme für die Vereine kostenfrei – dann lassen Sie die Rechnungsstellung einfach weg. Fallen doch Standgebühren oder Spenden an, erzeugen Sie dafür Belege automatisch als PDF. Bei Bedarf exportieren Sie die Teilnehmerliste als CSV.
MesseHub ist in ca. 5 Minuten einsatzbereit, läuft im Browser und benötigt keine Installation. Die Daten werden DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet – ein Punkt, der gerade für Kommunen und gemeinnützige Träger wichtig ist.
Eine Vereinsmesse ähnelt organisatorisch der Gewerbeschau – beide leben vom Engagement vor Ort. Wie die zentrale Teilnehmerliste funktioniert, lesen Sie auf der Seite Ausstellerverwaltung-Software. Den kompletten Ablauf beschreibt der Ratgeber Messe organisieren.
Wie organisiere ich eine Vereinsmesse?
Termin und Standflächen festlegen, die örtlichen Vereine einladen und sich über eine öffentliche Online-Anmeldung selbst eintragen lassen. In einer zentralen Liste sehen Sie alle Teilnehmer und deren Status, teilen Standflächen über einen digitalen Standplan zu und erstellen – falls nötig – Belege automatisch als PDF.
Eignet sich MesseHub für ehrenamtlich organisierte Veranstaltungen?
Ja, MesseHub ist ohne Schulung nutzbar und damit gut für ehrenamtlich organisierte Vereins- und Ehrenamtsmessen geeignet – Sie sind in ca. 5 Minuten startklar.
Können auch kostenlose Stände verwaltet werden?
Ja. Ist die Teilnahme kostenfrei, lassen Sie die Rechnungsstellung einfach weg. Fallen doch Gebühren oder Spenden an, erzeugen Sie dafür Belege als PDF.