Wer eine Messe organisiert, muss früher oder später jede Standfläche einem Aussteller zuordnen – ohne dass am Ende zwei Betriebe vor demselben Platz stehen. Mit einer Standplan-Software erledigen Sie genau das digital: Standflächen anlegen, zuteilen und jederzeit den Überblick behalten. MesseHub bringt Ihren Hallenplan und Ihre Ausstellerliste an einem Ort zusammen.
MesseHub ist eine Online-Software für die Messeorganisation. Sie läuft im Browser, erfordert keine Installation und ist in ca. 5 Minuten startklar – die digitale Standplanung ist ein zentraler Bestandteil davon.
Viele Veranstalter planen ihre Standflächen anfangs auf einem ausgedruckten Hallenplan oder in verstreuten Listen. Das funktioniert, solange nur eine Person daran arbeitet und sich nichts ändert. Sobald jedoch Anmeldungen nachkommen, Aussteller abspringen oder mehrere Personen im Orga-Team mitplanen, entsteht schnell ein Tabellen-Chaos: Wer steht eigentlich wo? Welche Fläche ist noch frei? Welche Version des Plans ist die aktuelle? Ein digitaler Standplan löst dieses Problem, weil er für alle Beteiligten denselben, jederzeit aktuellen Stand zeigt.
In MesseHub legen Sie die Standflächen Ihrer Veranstaltung an und ordnen sie den Ausstellern zu – ob in der Messehalle, im Festzelt oder auf dem Marktplatz. Die Standzuteilung erfolgt direkt im digitalen Standplan: Sie wählen einen Aussteller und weisen ihm seine Fläche zu. So entsteht Schritt für Schritt ein vollständiges Bild Ihrer Veranstaltung, in dem Sie auf einen Blick erkennen, welche Flächen bereits vergeben und welche noch verfügbar sind. Die Standplanung bleibt damit übersichtlich, auch wenn die Zahl der Aussteller wächst.
Doppelbelegungen sind der Klassiker unter den Pannen am Aufbautag – und sie entstehen fast immer dadurch, dass mehrere Personen mit unterschiedlichen Plänen oder Tabellen arbeiten. Sobald Sie eine Standfläche im digitalen Standplan zuteilen, ist diese Zuteilung für alle sofort sichtbar. Eine bereits vergebene Fläche wird nicht versehentlich ein zweites Mal verplant. Das spart Ihnen unangenehme Diskussionen vor Ort und gibt Ihren Ausstellern die Sicherheit, dass ihr Platz reserviert ist.
Ein Standplan ist nur dann wirklich hilfreich, wenn er weiß, wer dahintersteht. Deshalb sind in MesseHub der digitale Standplan und die zentrale Ausstellerliste miteinander verzahnt. Zu jeder Standfläche sehen Sie den zugeordneten Aussteller, und in der Ausstellerliste erkennen Sie umgekehrt den Status jedes Betriebs:
Die Aussteller melden sich übrigens selbst über eine öffentliche Anmelde-Landingpage an – ohne Registrierung und ohne eigenes Konto. Die Anmeldungen laufen automatisch in Ihrer Liste zusammen, von wo aus Sie die Standflächen zuteilen.
Ob kleine Gewerbeschau mit zwanzig Ständen oder Fachmesse mit mehreren hundert Ausstellern: Die digitale Standplanung in MesseHub wächst mit Ihrer Veranstaltung. Gerade wenn das Orga-Team wechselt oder mehrere Personen gleichzeitig planen, zahlt sich ein gemeinsamer, aktueller Standplan aus. Sie müssen keine Standflächen verwalten, indem Sie Versionen abgleichen – es gibt nur einen Plan, und der stimmt.
MesseHub ist in ca. 5 Minuten einsatzbereit, läuft im Browser und benötigt keine Installation oder Schulung. Die Daten werden DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet – ein Punkt, der gerade für öffentliche und vereinsgetragene Veranstaltungen wichtig ist. Bei Bedarf exportieren Sie Ihre Ausstellerliste jederzeit als CSV, und die Standgebühren rechnen Sie über automatisch erzeugte PDF-Rechnungen ab.
Wie die zentrale Ausstellerliste im Detail funktioniert, lesen Sie auf der Seite Ausstellerverwaltung-Software. Einen Überblick über alle Funktionen gibt die Messemanagement-Software. Den kompletten Ablauf einer Messeorganisation beschreibt der Ratgeber Messe organisieren. Speziell für Fachveranstaltungen ist außerdem unsere Software für Fachmessen interessant.
Was ist eine Standplan-Software?
Eine Standplan-Software ist ein digitales Werkzeug, mit dem Sie die Standflächen Ihrer Messe anlegen und den Ausstellern zuteilen. Statt mit einem Papierplan oder verstreuten Listen behalten Sie in einem digitalen Standplan den Überblick darüber, welche Fläche belegt und welche noch frei ist. Bei MesseHub bleibt der Standplan immer aktuell und ist direkt mit Ihrer Ausstellerliste verzahnt.
Wie verhindere ich Doppelbelegungen von Standflächen?
Doppelbelegungen entstehen meist, wenn mehrere Personen mit unterschiedlichen Tabellen oder Plänen arbeiten. Bei MesseHub teilen Sie jede Standfläche zentral im digitalen Standplan zu. Eine zugeteilte Fläche ist für alle sofort sichtbar, sodass dieselbe Fläche nicht versehentlich ein zweites Mal vergeben wird.
Ist der Standplan mit der Ausstellerliste verbunden?
Ja. Standplan und Ausstellerliste sind in MesseHub miteinander verzahnt. Sie ordnen jedem Aussteller seine Standfläche zu und sehen umgekehrt zu jeder Fläche, welcher Aussteller dort steht und welchen Status er hat – von angefragt über angemeldet bis bestätigt.